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Melissa Data GmbH - Genau an der richtigen Adresse

Viele Unternehmen bemerken gerade in den vergangenen Jahren, wie wichtig es ist, bei der Digitalisierung am Ball zu bleiben. Insbesondere im Bereich des Lohn- und Rechnungswesens ist oftmals noch Luft nach oben.

Digitale Workflows ermöglichen ein effizientes Arbeiten, weil sie Prozessketten verkürzen.

Verstärkt spüren insbesondere Großunternehmen, dass die Finanzbuchhaltung weitaus mehr ist als eine Pflicht: Sie erfasst alle Finanzströme und daraus ergibt sich ein Bild der wirtschaftlichen Lage. Nicht selten sind die Auswertungen Grundlage für unternehme­rische Entscheidungen. Unternehmen sind also gut beraten, die Prozesse im Rechnungs- und Personalwesen genauer zu betrachten.

Werden die Finanz- und/oder Lohnbuchhaltung im Haus erledigt, sind die Optimierungspotenziale häufig enorm: Angefangen bei der automatisierten Buchung von elektronischen Bankkontoauszügen und eingescannten Belegen, über die Anbindung an hauseigene Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) bis hin zu digitalen Freigabeprozessen für eingehende Rechnungen gibt es fast in jedem Unternehmen noch Optimierungspotenzial.

Eine digitalisierte Buchhaltung hat einen wesent­lichen Vorteil, den besonders Geschäftsführer schätzen: Sie und weitere Berechtigte des Unternehmens können von überall auf alle Unterlagen und Analysen zugreifen – per Smartphone, Laptop oder Tablet. ­Außerdem ist es möglich, Belege mit dem Smartphone abzufotografieren und direkt digitalisiert weiterzu­leiten – was für tagesaktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) sorgt und es ermöglicht, Finanz­engpässe frühzeitig zu erkennen.

Im Finanz- und Rechnungswesen geht es also heute längst nicht mehr nur um Automatisierung, Effizienzsteigerung und Fehlerminimierung. Stattdessen müssen Unternehmen immer detailliertere Daten immer schneller erheben, um die Wettbewerbschancen des eigenen Unternehmens zu erhöhen – und die unter­nehmerischen Risiken zu minimieren. Die Daten, die Unternehmer durch die Finanzprognosen erhalten, sind somit hoch relevant für den Geschäftserfolg, für Planungssicherheit und Risikominimierung.

Im Bereich der Fakturierung ist insbesondere die ­Berücksichtigung aller buchhaltungsrelevanten Datenströme aus anderen Systemen (ERP) für die Ver­netzung wichtig. Verantwortliche können einen hohen Digi­talisierungsgrad erreichen, wenn beispielsweise eine ausgefeilte und komplett automatisierte Integration besteht, die um planungsrelevante Controlling-Werte und Verbuchungen im ERP angereichert wird. Die Systeme sollten so vernetzt sein, dass es keine Hindernisse mehr gibt. Die Daten sind dann im „Flow“ und können ­bidirektional ausgetauscht werden.

Ein erster Schritt in diese Richtung ist ein digitalisierter Belegaustausch, der bereits einen Datenfluss in beide Richtungen ermöglicht. Weitere Schritte sind dann die Einführung von Maschinendatenerfassung (MDE) im Produktionsumfeld oder die Betriebsdatenerfassung (BDE). Beide gewährleisten einen reibungs­losen Datenfluss, welcher bestenfalls bis ins Con­trolling nachvollziehbar ist. Das Ergebnis: Aufgrund der höheren Transparenz und Nachvollziehbarkeit können Verantwortliche schneller und fundierter entscheiden, Workflows werden optimiert.

Allein aus ökologischer Betrachtungsweise ist die Umstellung auf eine digitale Finanzbuchhaltung sinnvoll, weil digitale Rechnungen kein Papier benötigen und Online-Rechnungen nicht zusätzlich ausgedruckt werden. Zudem minimieren Anwender die manuelle Suche und reduzieren die wiederkehrenden Zeitfresser ihrer Mitarbeiter. Digitale Workflows ermöglichen ein effizientes Arbeiten, weil sie Prozessketten verkürzen und es ermöglichen, Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Dadurch bekommt jeder Mitarbeiter den Zugriff, den er braucht, und kann von seinem Vor­gesetzten um Freigabe bitten, ohne vor Ort sein zu müssen. Durch das geschickte Ausnutzen von Verschlagwortung tragen Unternehmer zudem zu einer transparenten Buchhaltung bei.

Eine digitale Buchhaltung lässt sich mit dem Austausch mit Steuerberater, Geschäftsführer und Buchhaltung kombinieren: Am Ende einer gut vorbereiteten digitalen Buchhaltung entsteht ein ordentlich aufbe­reitetes Dokument, das den direkten und perfekten Austausch ermöglicht. Jahresabschlüsse, Umsatzsteuer­voranmeldungen, Finanz-Dashboards oder Liquiditätsanalysen sind für relevante Personen stets im Zugriff. Die Umsetzung einer digitalen Buchhaltung klingt nach viel Arbeit. Am Ende spart das Unternehmen ­jedoch Kosten in der Logistik ein und beschleunigte Abläufe sorgen für mehr Produktivität sowie höhere Wertschöpfung. Das Potenzial einer digitalen Buch­haltung ist letztlich groß. Es gibt zwei wichtige Vor­aussetzungen auf dem Weg zum Ziel: Wie bei jedem Digitalisierungsprojekt müssen Investitionsbereitschaft und Leadership vorhanden sein. Da oft jahrelang gewohnte Abläufe verändert werden, dauert der neue digitale Prozess zunächst oft länger als der vorherige ­manuelle. Das betrifft jedoch nur eine Übergangsphase. Und wie bei jedem Projekt braucht es eine Führungskraft, die es vor­antreibt. Das ist wichtig, denn oft forcieren direkt betroffene Mitarbeiter die Veränderungsprozesse nicht, sondern halten tendenziell an gewohnten Abläufen fest.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Grundlage ist zudem eine entsprechende leistungs­fähige Software, die einen hohen Grad an Individualisierung bietet und zugleich mit Standards arbeitet. Eine solche Lösung bietet z. B. Wolters Kluwer Tax & ­Accounting mit Addison an. Grundsätzlich sollten Unternehmen bei dieser Frage einen Partner wählen, der bereits in der Vergangenheit Innovationskraft gezeigt hat und in der Lage ist, zukünftige Entwicklungen zu begleiten. Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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